Încheierile pronunțate de judecătorul de supraveghere se emit în 5 exemplare. Unul dintre acestea trebuia să ajungă la documentarul penal al deținutului.

Până recent, astfel de încheieri rămâneau la biroul serviciului regim penitenciar, cu toate că și administrației i se comunica un exemplar. După încheierea judecătorului de supraveghere a privării de libertate, toate încheierile se arhivează la documentarul penal al persoanei private de libertate, de către reprezentanții serviciului evidență p.p.l.